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円滑な業務遂行のためのコミュニケーション法

毎年のことですが、今の時期は新入社員らしい団体を色々な場所で見かけます。私もそうですが、彼らの元気な姿を見て発奮するベテランの方も多いのではないでしょうか。

彼らのエネルギーを業務に活かせれば、会社にとってもメリットが大きいことは明らかなのですが、育成していく担当者は悩み深いご様子です。

初期教育が終わり、各部署に配属されてくると、自分の考えが思うように伝わらないことに悩むマネージャーの「ぐち」を聞くことが多くなります。
コミュニケーションはキャッチボールのようなものなので、受け手が理解できるように配慮しなければなりません。相手のレベルに応じて受け取れる投げ方をしなければ、キャッチボールにならないものです。

若い人の価値観はどんどん変化してきており、一方通行の管理スタイルではモチベーションをあげられなくなっているので注意が必要です。

業務上のコミュニケーションでは、今話している課題はこれで、それに対する話し手の答えはこれで、自分にどうして欲しいと言っているのだな、ということが聞き手の頭に明快に残るかどうかを考えながら話さなくてはなりません。

「前提条件や判断基準」「業界では当たり前」などの背景が整っているのは、キャリアのある人だけということはわかっていても、つい「知っているはず」で話してしまうのではないでしょうか。

まず、コミュニケーションの背景になる情報をどの程度理解しているのかを確認するようにしないと、ビーンボールになりかねません。聞き手の立場を理解してボールを投げる配慮が必要と言えるでしょう。

「わかってくれない部下」を嘆く前に、「相手にわからせる話し方」をしていない自分を反省すべきものなのです。自分自身を振り返ってみても、このようなことを意識しない限り、コミュニケーションギャップのストレスからは開放されないようです。

「相手にわからせる話し方」をするためには、自分が相手に答えさせたい課題は何かを確認することが必要です。そのためには、人に説明する前に、「今日の課題はなにか」「これから説明するのは○○というテーマだ」と、自分自身が課題を確認する習慣を持つとよいでしょう。

「私が今、言いたいこと、言うべきことは何だろう」と考える前に、「自分が相手に答えさせたいことは何だろう」と確認することから始めてみましょう。
また、聞き手がコミュニケーションが苦手なタイプかどうかを見極めることも必要です。コミュニケーションが苦手な人に共通する特徴は「会話中に相手の発言を聞き取る力不足」です。これは、指示内容を復唱させたり、自分の言葉で説明させると明確になりますね。

コミュニケーションが苦手な人ほど会話中に相手が言っていることや、相手の発言の真意を理解することに無頓着です。逆に話し上手な人ほど、「すべての情報を聞き逃すまい」と能動的に聴くという共通点があります。

相手に何かを伝え、行動させることが業務上のコミュニケーションの基本です。わからせる工夫を心がけたいものです。

中野 靖織
株式会社船井総合研究所 上席コンサルタント
経営者・幹部様向け/2世育成のための経営戦略ノウハウ・事業承継
戦略の立案から展開、定着まで、経営全般にわたり幅広いコンサルティングフィールドを持つ。主にコンシューマー向け企業の現場における具体的な活性化業務に従事し、メーカーの営業戦略立案、展開サポートに多くの成功事例をもっている。 JRCA登録QMS審査員補。