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パンクする新人を救う仕事の基本動作

「せっかく採用したA君が辞めそうなんだよ。引き止めてもらえない?」

創業からお付き合いしているベンチャー企業の社長からの相談です。
A君は有名大学出身で頭も良いし、人当たりもいい、社長が期待する新人です。社長の引き止めたい気持ちがひしひしと伝わってきました。私は、A君に話を聞いてみました。

「辞めたいって、どうしたの?」
「まわらないんです。こんなに自分が仕事ができないなんて思いませんでした。」

A君は、任されている業務を間に合わせることができず、自信を失っているようでした。A君に任されている業務について話を聞くと、どうも業務量が特別多いわけではなさそうでした。

【A君の仕事の状況】
・依頼者から催促されてはじめて期日に気づき、その業務にとりかかることがある。
・アウトプットが依頼者の求めるものとズレており、やり直すことがある。
・複数の業務の期日が重なり、終わらせようとするが、結果いずれの業務も終わらないことがある。

A君は仕事の基本動作を知らないがために業務をまわせないのだと思いました。
そこで私はA君に仕事の基本動作をアドバイスしました。

【仕事の基本動作】
【1】自分が誰からどんな業務を任されているのかを把握する。
【2】業務を任された際に、アウトプットイメージを依頼者に確認する。
【3】新たに業務を任されたらスケジュールを組み直す。

【1】自分が誰からどんな業務を任されているのかを把握する。
A君は任された業務をノートに記録していましたが、業務の記録が幾ページにもわたり、誰からどんな業務を任されているのかがひと目でわからない状態でした。それによって、各業務の期日も把握しきれていませんでした。そこでパソコンのテキストに業務を記録して、誰からどんな業務を任されていて、その納期もひと目でわかるようにしてもらいました。

【2】業務に任された際に、アウトプットイメージを依頼者に確認する。
A君は業務を任された際に、アウトプットイメージを依頼者と共有していませんでした。それによって、アウトプットが依頼者の求めるものとズレてしまうことが起きていました。そこで業務を任されたその場で、ノートにアウトプットイメージを書いて、依頼者にアウトプットイメージが合っているかどうかを確認してもらうようにしました。

【3】新たに業務を任されたらスケジュールを組み直す。
A君は業務を任された際に、依頼者から要求された期日をそのまま受け入れていました。結果、複数の業務の期日が重なるなど、ムリなスケジュールで業務を進めていました。そこで業務を任された際に、既存の業務の稼働状況を確認し、依頼者から要求された期日を守れるかどうか判断してもらうようにしました。要求された期日を守れなさそうであれば、依頼者に期日をズラせるかどうかを相談してもらい、依頼者がどうしてもその期日を要求する場合には、他の業務の依頼者に相談して、期日をズラせるかどうかを相談してもらうようにしました。

A君は、仕事の基本動作を実践し、品質・期日を担保しながら複数の業務をまわせるようになり、自信も持てるようになったようです。

期待の高い新人であっても、人から業務を任されるのは初めての経験です。業務の品質・期日を守るというプレッシャーを感じることも初めての経験です。上司・先輩に相談する余裕がないかもしれません。

新人がパンクする前に、仕事の基本動作を教えてあげることをお勧めします。