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アウトプットの生産性を高める

企画書・報告書・レポート…日ごろ様々な形式でアウトプットすることに追われている日々。この追われる状況を打開するためにより効率的なアウトプットができるよう日々工夫しているかと思われます。我々コンサルタントも日々追われる中で分析レポート・企画書・報告書を作成しています。そこで、今回はこの追われる状況の中でコンサルタントは効率的にアウトプットするために何をしているかをご紹介していきます。まずは今回のタイトルにもなっている“アウトプットの生産性を高める”という言葉の定義から始めましょう。

【1】アウトプットとは成果物の対象のことを言います。つまり、ここでは分析レポート・企画書・報告書のことを指します。
【2】生産性とはアウトプット作成に費やす時間に対する効果(アウトプットの質)とします。
 
コンサルタントは多くの書籍でも言われていうようにお客さまの要望のあるテーマに対する解決策を提示し、実行まで落とし込む(実行まで落とし込むことはテーマやコンサル会社のスタンスにもよる)ことです。解決策提示までの流れを整理すると次の8つのステップになります。

【1】テーマに企画書を設計
【2】テーマに対する事実の収集
【3】収集した事実の整理
【4】事実の分析
【5】解決すべきことの特定
【6】解決策の立案
【7】実行体制とプランニング
【8】モニタリング

特にテーマに対する事実をいかに収集し、整理できるかどうかがその後の作業を円滑に進めるかどうかの肝になってきます。したがって上記の8つのステップの【1】【2】をさらに細かくすると、5つのステップになります。

【1】作業目的の理解
【2】事実の収集方法の設計
【3】アウトプットフォーマットの作成
【4】事実の収集
【5】事実の整理

それぞれの言葉の説明は別の機会に譲りますが、ここで重要なのは【3】です。業務の目的に合わせてどのようなアウトプットにすると、目的を満たすことができるかどうかをまずは考えます。これをアウトプットの品質の定義と言います。次に定義したアウトプットの品質に合わせてどのようにそのアウトプットを導くために情報を収集するかを検討します。例えばヒアリングであれば【1】質問項目の設計、【2】質問項目を質問するシミュレーション、【3】質問後の振り返り・修正といったプロセスで考えます。細かい部分は省略をして説明してきましたが、アウトプットの生産性を高めるために必要なことは2つあります。

【1】アウトプットの品質の定義
【2】その品質に向けたプロセスの見える化

どの業務にも使える考え方だと思いますので、ぜひアウトプットの生産性を高めるために試してみてはいかがでしょうか。

石井 利幸
株式会社船井総合研究所 チーフ経営コンサルタント
PDCAマネジメントの真髄を習得し、金融機関、メーカー、電機部品商社、石油商社、物流企業、等々、さまざまな業種で成果を上げており、特に「赤字部門の黒字化」が得意領域。 ワークショップスタイルで現状分析、原因究明、改善計画策定をきめ細かくサポートするコンサルティングスタイルは、幹部クラスから「具体的かつ実践的」という高い評価を得ている。「自ら考え自ら実行する」人づくり、組織づくりに邁進することで、今後も企業を新たな成長ステージへと導き続ける。