MENU
×

MENU

あなたは手法型?マインド型?~業務効率化、最初に考えたい入り口2つ~

業務効率化を進めていく際、まず何から始めるべきかという質問をよくいただきます。これには二つ考え方があり、手法から入る考え方とマインドから入る考え方があります。

手法論の代表として業務効率化の書籍や情報が多く提供されています。そこに掲載されている内容は、業務を効率的に進めるための教育、つまり素地がすでにあるヒトのために作られている手法論であり、できる人がよりできるようになるための手段が掲載されています。

手法とは、ファイル整理術や、効率化を進めるスマホアプリ(「EVERNOTE」、各種管理用アプリケーションなど)、ハードでいうとPC、ファブレット・タブレット端末などの活用、または効率的な文房具などもこれにあたります。繰り返しになりますが、こういうものは効率的な人が使うとより効率的になっていきますが、元来非効率な動きといわれている人が使うとなると、面倒以外の何ものでもなくなる場合が多くあります。

つまりこういった手法を導入する前に、効率的とはどのような状態かを伝える必要があるのです。

業務効率化とは、時間に対する業務量の密度を上げることです。つまり時間あたりの生産性を上げることです。これは一瞬一瞬の処理スピードを速くすることによって実現されます。新しい手段を採用しても、以前と同じ時間がかかって同じ量しかこなせなければ、効率的にはなっていないという判断がされます。つまり本人が楽になることは効率化ではないということです。より多くの処理量をこなせなければいけません。

手法論から入ると、上記のような理由で大きな効果が出ないことが多いようです。
そのため私は必ず業務効率化のためのマインド教育から入るようにしています。下記に私が日常の中で気に留めていただきたいと思う、業務効率化マインドについてお伝えいたします。

業務効率化マインド論【1】→エレベーターのボタンは閉めるボタンから押す
行き先ボタンから押す人は多くいます。行き先ボタンを押してから閉めるボタンを押すと、行き先ボタンを押している時間は何も進んでいません。閉めるボタンから押すと、エレベーターの扉が閉まろうとしている時間内に、行き先ボタンは押せます。

業務効率化マインド論【2】→PCのデスクトップは仕掛かり中の業務だけにする
デスクトップ=机の上。
デスクトップがアイコンで盛りだくさんになっている人は多くいます。本人は把握しているといっても、脳の解析パターンは、まずは全体を把握し、その中から必要なものをサーチするという手順に従っています。そのことからPCのデスクトップは必要なものだけになっていることは効率的に必要なものを探せるという論理になることはご理解いただけるでしょう。漫画でよく見る、漫画家の机の上が効率的だといっても説得力はないでしょうから。

必要なものは本日行わないといけない業務のアイコンだけ。ショートカットをデスクトップ上につくり、(左クリックでドラッグ、ショートカットの作成)終わったら削除する。これが理想です。

業務効率化マインド論【3】→電話は利き腕の反対側へ置く
利き腕が右手の人は大抵左手で電話をとります。電話コードが目の前でクロスされている状態で処理スピードが上がるとは思えません。右利きの人が右側に置いている電話を、左の耳と左肩で挟み込んで、ペンをとっている……このような姿は非常に残念な姿です。冷静に物事を考えられそうにもありません。

ちなみに日本人が使用してるビジネスホンは、受話器が左側にセットされており、右手でボタンを押す仕組みになっています。その配置からも、本来は左手で持ち右手をフリーにしてほしいという設計思想が伺えます。

日々の生活から行動(業務)を見直す、そして余裕時間をたくさんつくる。そうすることで考える時間を多くつくる、処理可能な時間を作っていく必要があります。情報スピードが速く、多くなり、合間時間を有効に使えることが効率化につながるような現在、一つ一つの業務処理の瞬発力を挙げることが業務効率化の原理原則なのです。

このマインドをしっかりともっていると、世の中にどんどん投入されている効率化ツールをより有効に活用することができ、かつ社内の無駄を発見することができるという、自律・自働(じどう)型の組織に代わっていくことができます。

正しい仕事への姿勢・考え方と、効率的な業務ツールの導入、これが業務効率化のポイントだと思います。

廣田 幹浩
株式会社船井総合研究所 シニア経営コンサルタント
経営者・幹部様向け/物流コスト削減・業務改善・ロジスティクス
2006年大手物流会社から船井総合研究所へ入社、ロジスティクスグループへ配属。主に卸売業・小売業の物流効率化を得意とし、物流コスト削減コンサルティングはもちろんのこと、企業が拡大していくために生じる物流の壁を取り除き、「売上を上げるための物流体制」を構築することをもっとも得意とする。特にアパレル業の物流体制強化を得意とする。物流会社出身であることを最大限に活かした、戦略・戦術・戦闘レベル全ての段階のコンサルティングをこなす内容にはクライアントから大きな評価を得ている。物流分野においては、20業種以上の実績をもつ。