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戦略的業務改善のすすめ

100年に一度といわれる大不況の折、伸び悩む売上高に対してコスト削減による利益確保のために、多くの企業で業務改善や業務効率化の取り組みが行われていると思われます。効果を出せている企業も多い一方で、活動がマンネリ化したり、メンバーにやらされ感がでて、思うような活動の効果が見られてない企業も多いのではないでしょうか。

業務改善活動はムダなコストを削減し、品質を向上させるための手法として、あらゆる業種や職場に適応させることができます。特に、経営者がリーダーシップを発揮し改善活動を進めると、その効果および企業文化への影響は大きくなる場合が多いです。

しかし、業務改善の目的が周りに十分に理解されずにトップダウンのみで改善を進めた場合、メンバーはやらされ感や徒労感を持ち形骸化してしまうことも少なくありません。

こういった失敗を避けるためには、「改善の目的をメンバー一人一人に理解させる」ことが重要です。特に、改善活動を社内に導入しようと考えている前段階や活動事態が停滞している段階では、「改善の目的を理解させる」ことが強く求められます。
明らかにするべき業務改善の目的にはいくつかありますが、一般的には、

 (1)業務コスト削減
 (2)業務スピード向上
 (3)業務品質(リスクの低減)向上
 (4)法改正などへの対応

などが挙げられます。

(1)~(3)のコスト、スピード、品質(リスク)は互いにトレードオフの関係にあるため、改善目的の優先順位付けを明確にしておく必要があります。

(4)の法改正への対応は、内部統制やISOやセキュリティ等、複数の概念が複雑に絡み合っているので、業務の最適な手順や解を特定するのは非常に困難になってきているのが現状です。

業務改善を進める前に、その目的をリーダーからメンバーの一人一人に伝え、メンバーが自分の言葉で語れる段階になっているでしょうか。時として、企業の掲げる目的と、個々人の目指す目的が異なる場合もあります。その場合には、個人の目的と組織の目的のベクトルを揃えることにも留意する必要があります。
最後になりますが、業務改善を成功させその効果を得るには、「どのような目的のために業務改善をするのか」「どのような状況であれば業務改善は成功したといえるのか」について、事前に十分に理解した上で活動を進める必要があります。

もしも今、社内で進めている業務改善がうまく進んでいない場合には、今一度、「自分たちは何のために改善を行っているのか」をメンバーに投げかけ、メンバーそれぞれが自分の言葉で、その問いに答えられるかどうかを確認してみてはいかがでしょうか。